La presente Política de Seguridad, Manejo y Protección de Datos Personales (en adelante la “Política”) pretende regular la recolección, almacenamiento, uso, circulación, administración y supresión de datos personales en la empresa CONSMO PC MAYORISTA S.A.S, brindando herramientas que garanticen la autenticidad, confidencialidad e integridad de la información. La Política se estructura siguiendo los mandatos de la ley estatutaria 1581 de 2012, decretos y demás normativa que la complemente, modifique o derogue.

Alcance

La Política de CONSMO PC MAYORISTA S.A.S cubre todos los aspectos administrativos, organizacionales y de control que deben ser cumplidos por los directivos, funcionarios, contratistas y terceros que laboren o tengan relación directa con la Compañía. MARCO NORMATIVO DE LA POLÍTICA Ley 1581 de 2012 mediante la cual se expidió el Régimen General de Protección de Datos Personales. Decretos y circulares externas que reglamenten la norma indicada en el numeral anterior. Sentencia de Constitucionalidad C–748 de 2011 mediante la cual se declaró exequible el Proyecto de Ley Estatutaria de Protección de Datos Personales.

Desarrollo de la Política

Consciente de las necesidades actuales, CONSMO PC MAYORISTA S.A.S implementa un modelo de política de Seguridad, Manejo y Protección de Datos Personales como una herramienta que permite identificar y minimizar los riesgos a los cuales se expone la información, incorporando en todas sus actuaciones el respeto por la protección de datos personales. En el mismo sentido se atenderá a los principios establecidos en la ley y respetará en sus actuaciones y manejo de información de datos personales las finalidades que se deriven de la recolección de estos y que están consagradas en la autorización que suministrada por los Titulares de la información. Para lo cual se implementarán las estrategias y acciones necesarias para dar efectividad al derecho consagrado en la ley estatutaria 1581 de 2012 y demás normativa que la complemente, modifique o derogue. Garantizando a la vez que dará a conocer a todos sus usuarios los derechos que se derivan de la protección de datos personales. Los funcionarios, personal externo, proveedores y todos aquellos que tengan responsabilidades sobre las fuentes, repositorios y recursos de procesamiento de la información de CONSMO PC MAYORISTA S.A.S deben adoptar las políticas contenidas en el presente documento y en los documentos relacionados con él, con el fin de mantener la confidencialidad, la integridad y asegurar la disponibilidad de la información. La Política Global de Seguridad de la Información de CONSMO PC MAYORISTA S.A.S se encuentra soportada por políticas, normas y procedimientos específicos los cuales guiarán el manejo adecuado de la información de la compañía. El Comité de Seguridad tendrá la potestad de modificar la Política Global o las Políticas Específicas de Seguridad de la Información de acuerdo con las necesidades de revisión establecidas periódicamente o a la aplicabilidad de estas.

Política de responsabilidad

CONSMO PC MAYORISTA S.A.S, como responsable de la información física, así como de la información generada, procesada, almacenada y transmitida, otorgará responsabilidad a las áreas sobre sus activos de información, asegurando el cumplimiento de las directrices que regulen el uso adecuado de la misma. La información, archivos físicos, los sistemas, los servicios y los equipos (ej. estaciones de trabajo, equipos portátiles, impresoras, redes, Internet, correo electrónico, herramientas de acceso remoto, aplicaciones, teléfonos y faxes, entre otros) propiedad de CONSMO PC MAYORISTA S.A.S, corresponden a la base de datos que tiene la empresa y se proporcionan a los funcionarios y terceros autorizados. Las cookies son archivos que recogen información a través de una página web sobre los hábitos de navegación de un usuario o de su equipo y eventualmente podrían conformar una base de datos de acuerdo a la definición legal de la Ley 1581 de 2012 al recolectar datos personales conforme a las siguientes características: (i) están referidos a aspectos exclusivos y propios de una persona natural, ii) permiten identificar a la persona, en mayor o menor medida, gracias a la visión de conjunto que se logre con el mismo y con otros datos; iii) su propiedad reside exclusivamente en el titular del mismo, situación que no se altera por su obtención por parte de un tercero de manera lícita o ilícita, y iv) su tratamiento está sometido a reglas especiales (principios) en lo relativo a su captación, administración y divulgación; caso en el cual, el responsable deberá ceñirse por las normas sobre protección de datos vigentes en Colombia, en especial la aplicación de los principios rectores para la administración de datos de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad consagrados en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012. Todos los datos sensibles de los titulares de la información, así como los activos donde ésta se almacena y se procesa deben ser asignados a un responsable, inventariados y posteriormente clasificados, de acuerdo con los requerimientos y los criterios que dicte la administración de CONSMO PC MAYORISTA S.A.S Esta información deberá estar disponible en las plataformas virtuales, correos electrónicos y demás medios autorizados por la compañía para el acceso de los titulares.

Estrategias

5.1 Tratamiento

Para el adecuado tratamiento y protección de los datos personales, CONSMO PC MAYORISTA S.A.S trabaja tres perspectivas básicas que tienen como fin desarrollar políticas particulares de tratamiento de datos de acuerdo con lo previsto en la ley 1581 de 2012 y demás normativa que la complemente, modifique o derogue, estas perspectivas son: Perspectiva Jurídica Perspectiva Tecnológica Perspectiva Organizacional DEFINICIONES Para los propósitos de este documento se aplican los siguientes términos y definiciones: Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable del tratamiento de datos personales, dirigida al Titular de dichos datos, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de datos que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular de los datos personales para llevar a cabo el tratamiento de dichos datos. Bases de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento. Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables. Debe entonces entenderse el “dato personal” como una información relacionada con una persona natural (persona individualmente considerada). Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. Dato Sensible: Corresponde a aquel dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. Oficial de Protección de Datos: Es el rol dentro de CONSMO PC MAYORISTA S.A.S, que tendrá como función la vigilancia y control de la Política bajo el control del Comité de Seguridad. PRINCIPIOS RECTORES Principio de Legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento de datos es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen. Principio de Finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución Política y la ley, la cual debe ser informada al Titular. Principio de Libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento. Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. Principio de Transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable de dicho tratamiento o del Encargado, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan. Principio de Acceso y Circulación Restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales y de las disposiciones constitucionales y legales. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la citada ley. Principio de Seguridad: La información sujeta a tratamiento por el responsable del Tratamiento o Encargado del tratamiento a que se refiere la ley se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley y en los términos de esta.

Categorías Espeicales de Datos

8.1 Datos Personales Sensibles

Los datos sensibles son aquellos datos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. CONSMO PC MAYORISTA S.A.S restringirá el tratamiento de datos personales sensibles a lo estrictamente indispensable y solicitará consentimiento previo y expreso sobre la finalidad de su tratamiento. 8.2. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES SENSIBLES Se podrá hacer uso y tratamiento de los datos catalogados como sensibles cuando: El Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que, por ley, no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización. El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización. El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial. El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica, o dentro del marco de procesos de mejoramiento, siempre y cuando se adopten las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.

8.3 Datos Personales de Niños, Niñas y Adolecentes

Los menores de edad son Titulares de sus datos personales y por lo tanto portadores de los derechos correspondientes. De acuerdo con lo establecido en la Constitución Política y en concordancia con el Código de la Infancia y la Adolescencia, los derechos de los menores deben ser interpretados y aplicados de manera prevalente y, por lo tanto, deben ser observados con especial cuidado. Conforme lo señalado en la Sentencia C-748 de 2011, las opiniones de los menores deben ser tenidas en cuenta al momento de realizar algún tratamiento de sus datos. CONSMO PC MAYORISTA S.A.S se compromete entonces, en el tratamiento de los datos personales, a respetar los derechos prevalentes de los menores. Queda proscrito el tratamiento de datos personales de menores, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública. CLASIFICACIÓN DE INFORMACIÓN Y DE BASES DE DATOS Las bases de datos se clasificarán de la siguiente manera:

9.1 Base de Datos Confidenciales

Son bases de datos o ficheros electrónicos con información confidencial, es el caso de datos financieros, bases de datos del personal de la compañía, bases de datos con información sensible sobre directivos, proveedores etc.

9.2 Base de Datos con Información Sensible

Son los datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. En CONSMO PC MAYORISTA S.A.S el acceso a este tipo de información es restringido y únicamente será conocido por un grupo autorizado de funcionarios.

PRERROGATIVAS Y DERECHOS DE LOS TITULARES

Los Titulares de los datos personales tienen los siguientes derechos: Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a CONSMO PC MAYORISTA S.A.S en su condición de responsable del tratamiento. Por cualquier medio válido, solicitar prueba de la existencia de la autorización otorgada a CONSMO PC MAYORISTA S.A.S, salvo los casos en los que la Ley exceptúa la autorización. Recibir información por parte de CONSMO PC MAYORISTA S.A.S , previa solicitud, respecto del uso que esta les ha dado a sus datos personales. Acudir ante las autoridades legalmente constituidas, en especial ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) y presentar quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente, previo tramite de consulta o requerimiento ante el responsable del tratamiento. Modificar y revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos personales cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales vigentes. Tener conocimiento y acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento .

DEBERES DE CONSMO PC MAYORISTA S.A.S EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

CONSMO PC MAYORISTA S.A.S, tendrá presente que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que solo ellas pueden decidir sobre los mismos, por lo que hará uso de dichos datos solamente para las finalidades para las que se encuentra debidamente facultada por los titulares de la información, y que consta en la autorización que estos firmaron.

POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

12.1. Generalidades Sobre la Autorización

CONSMO PC MAYORISTA S.A.S, solicitará la autorización para el tratamiento de datos personales por cualquier medio que permita ser utilizado como prueba. Según el caso, dicha autorización puede ser parte de un documento más amplio, como por ejemplo un contrato o de un documento específico para tal efecto. En todo caso, la descripción de la finalidad del tratamiento de los datos también se informará mediante el mismo documento específico o adjunto. CONSMO PC MAYORISTA S.A.S informará al titular de los datos, lo siguiente: El tratamiento al que serán sometidos sus datos personales y la finalidad de este. Los derechos que le asisten como Titular. Los canales en los cuales podrá formular consultas y/o reclamos.

12.2. Garantías Del Derecho de Acceso

CONSMO PC MAYORISTA S.A.S garantizará el derecho de acceso, previa acreditación de la identidad del titular, legitimidad, o personalidad de su representante, poniendo a disposición de este, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales.

12.3 Consultas

Los Titulares de los datos personales o sus causahabientes, podrán consultar sus datos personales que reposan en la base de datos. En consecuencia, CONSMO PC MAYORISTA S.A.S garantizará el derecho de consulta, suministrando a los Titulares de datos personales, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales, CONSMO PC MAYORISTA S.A.S garantiza: Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes. Establecer formularios, sistemas y otros métodos. Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que se encuentren en operación. Independientemente del mecanismo que se implemente para la atención de solicitudes de consulta, estas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. En el evento en el que una solicitud de consulta no pueda ser atendida dentro del término antes señalado, se informará al interesado antes del vencimiento del plazo las razones por las cuales no se ha dado respuesta a su consulta, la cual, en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Las consultas que se efectúen respecto a datos personales deberán ser remitidas mediante un correo electrónico a la siguiente dirección electrónica: administracion@consmopcmayorista.com

14.4. El Despliegue Interno de la Política de Protección de Datos

A partir de la adopción de la presente Política, CONSMO PC MAYORISTA S.A.S establecerá: Términos y condiciones de uso de herramientas informáticas externas: Autorregulación de los principios y las reglas consagradas en la ley 1581 de 2012, dirigidos específicamente a proteger el derecho de hábeas data de clientes, usuarios y en general toda persona natural que interactúe con un aplicativo informático (elemento que gestione información bien sea física o electrónica) Oficial de Protección de Datos: En cumplimiento del deber legal consagrado en el artículo 17 de la ley 1581 de 2012, relativo a la necesidad de asignar unas responsabilidades directas a un sujeto dentro de la Organización, se crea el rol de Oficial de Protección de Datos Personales, en cabeza del Oficial de Seguridad de la Información, quien teniendo en cuenta lo definido por el Comité de Seguridad, articulará todas las acciones para el efectivo cumplimiento de la Política de Protección de Datos Personales en CONSMO PC MAYORISTA S.A.S Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

EL REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS

De acuerdo con lo establecido en el Decreto 090 del 18 de enero de 2018, que reglamenta el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, CONSMO PC MAYORISTA S.A.S, siempre que tenga la obligación legal de hacerlo, inscribirá de manera independiente en el Registro Nacional de Base de Datos, cada una de las bases de datos que contengan datos personales cuyo tratamiento se realice por parte de la Compañía (artículos 2 y 3 del Decreto 886 de 2014), identificando cada una de esas bases de datos de acuerdo con la finalidad para la cual fueron creadas (artículo 9 Decreto 886 de 2014). En el registro que se efectúe de las bases de datos CONSMO PC MAYORISTA S.A.S indicará su razón social, número de identificación tributaria, así como sus datos de ubicación y contacto. CONSMO PC MAYORISTA S.A.S indicará en el Registro Nacional de Base de Datos la razón social, número de identificación tributaria, ubicación y contacto de los Encargados del tratamiento de sus bases de datos (artículo 7 del Decreto 886 de 2014). Finalmente, CONSMO PC MAYORISTA S.A.S deberá actualizar en el Registro Nacional de Base de Datos la información inscrita cuando se presenten cambios sustanciales a la misma. VIGENCIA Y ACTUALIZACIÓN La presente Política entra en vigencia a partir de su aprobación por parte del Comité de Seguridad de la Información y su actualización dependerá de las instrucciones de dicho Comité. Se articularán las acciones conducentes a la protección de datos personales dentro del Comité de Seguridad de la Información, el cual realizará revisiones periódicas de la correcta ejecución de la Política de manera conjunta con el Oficial de Protección de Datos de la Compañía. La versión aprobada de esta Política se publicará en la página oficial CONSMO PC MAYORISTA S.A.S Es un deber de los empleados y colaboradores de CONSMO PC MAYORISTA S.A.S conocer esta Política y realizar todos los actos conducentes para su cumplimiento, implementación y mantenimiento. La presente Política de Protección de Datos Personales fue aprobada en sesión administrativo de Seguridad de CONSMO PC MAYORISTA S.A.S el día veintiuno (03) de Agosto de 2021.

AICARDO ARIAS BARRERA

Representante legal

Consmo Pc Mayorista S.A.S

NIT. 900.848.266-7